Очень часто мы в спешке раскидываем задачи, что-то забываем фиксировать в ежедневнике, в итоге работа наваливается со всех сторон одновременно. В таком режиме работать невозможно! Здесь вам поможет грамотный тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это управление рабочим и личным временем для достижения поставленных целей. В нашем случае мы учимся и совершенствуемся в области контроля рабочим временем.

Гуру тайм-менеджмента утверждают, что грамотно управляя временем, мы можем существенно повысить свою эффективность и за 24 часа получать максимум пользы, удовольствия, денег и успевать делать всё, что для нас важно. Учёт времени также нужен не для того, чтобы трезво оценивать свои планы и, сопоставляя их со своими реальными возможностями, делать осознанный выбор, на что тратить своё драгоценное время.

5 основных советов для грамотного построения тайм-менеджмента:

1. Избавляйтесь от хронофагов. Хронофаги (поглотители времени) — это то, что отнимает ваше время, не принося при этом ни результатов, ни удовольствия. Это то, чем мы занимаемся без определённой цели, по привычке или просто "от нечего делать". В эту категорию могут входить социальные сети, просмотр телевизора, бесцельное общение по телефону и прочие. Научитесь говорить «НЕТ» людям и занятиям, которые бесцельно пожирают ваше время. Задайте себе вопрос: «А действительно ли я хочу сейчас заниматься этим?» Это поможет сделать правильный выбор.

2. Планируйте. Планирование - один из ключевых процессов любой деятельности. Без планирования не запустить бизнес-проект, не построить завода и не достичь результатов в спорте. Есть очень простой, но действенный метод планирования по Бенджамину Франклину:

• План на день;
• Краткосрочный план (месяц);
• Долгосрочный план (год);
• Глобальная цель;
• Главные жизненные ценности (чего вы хотите добиться от жизни).

Начните с главных жизненных ценностей, разбивайте их на цели и долгосрочные планы и стремитесь к их достижению! Кто умеет планировать - тот управляет жизнью!

3. Расставляйте приоритеты. Каждый из нас сталкивался с такой проблемой, что огромное количество времени тратится впустую только потому, что мы не можем определиться, что делать в первую очередь. Так проходит день, неделя, месяц, а дела не сдвигаются с мертвой точки. Пожалуй, лучший на сегодняшний день инструмент расстановки приоритетов — это матрица Эйзенхауэра:

• Задачи типа А (срочное и важное) — это то, что требует решения немедленно, неотложные и безотлагательные дела (разрешение кризисных ситуаций, "тушение пожаров");
• Задачи типа В (важное, но не срочное) — то, что необходимо сделать, но можно отложить на некоторое время (планирование, налаживание контактов и т.п.);
• Задачи типа С (срочное, но не важное) — задачи, которые требуют внимания сейчас, но не являются для вас первостепенными (ответы на письма и телефонные звонки, рутинные каждодневные дела);
• Задачи типа D (не срочное и не важное) — задачи, которые можно и не выполнять (да, и такое бывает).

4. Оставляйте себе возможность для манёвра. Многие, начиная планировать свое время, допускают больную ошибку – не оставляют временного резерва между задачами. Например, вы можете запланировать две встречи подряд (с 14:00 до 15:00 и с 15:00 до16:00), но при этом не берете в расчет, что встреча может затянуться, вы можете попасть в пробку, добираясь с первой встречи на вторую. Чтобы вовремя приезжать на встречи, сдавать проекты и работать в спокойном режиме бурите себе «запасные сроки». Если справитесь раньше, всегда можно перейти к не срочным, но важным задачам.

5. Используйте то, что подходит именно вам. Сейчас есть невероятно большое количество электронных задачников и методов ведения своих дел. Кто-то привык фиксировать свои задачи в бумажном ежедневники, кто-то в программе. Кто-то расписывает свои задачи поминутно, конкретизируя любую мелкую деталь, а кто-то может спонтанно переключаться с одного проекта на другой в течение дня. Подстраивайте тайм-менеджмент под себя!

Напоследок хочу предложить несколько электронных задачников, которые помогут держать руку на пульсе в любой ситуации.

Todoist – самый простой и удобный, на мой взгляд, задачник. Позволяет фиксировать задачи, в один клик добавлять исполнителей, переносить, добавлять подзадачи, сортировать по фильтрам, экспортировать и еще много всего полезного. https://ru.todoist.com/

Битрикс24 – эта система немного сложнее, но имеет более широкий функционал. Тут есть и CRM с функцией записи разговоров менеджеров с клиентами и задачник. Внедрена удобная система контроля ведения задач с диаграммой Ганта. https://www.bitrix24.ru/

Trello – удобно вести небольшие проекты. Использует парадигму для управления проектами, известную как канбан, метод, который первоначально был популяризирован Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок. https://trello.com/